Invio dati a Sistema TS Sogei (Tessera sanitaria)

Funzionalità

Il Decreto 16 settembre 2016, concernente le modalità di trasmissione dei dati delle spese sanitarie sostenute dai cittadini a partire dal 1° gennaio 2016, da parte di ulteriori soggetti così come previsto dal decreto 1/9/2016 del Ministro MEF (attuativo dell’art. 3, comma 4 D.Lgs. 175/2014), obbliga le farmacie ad inviare al sistema Tessera Sanitaria le ricevute di pagamento, gli scontrini fiscali, le fatture e gli eventuali rimborsi relativi alle spese sanitarie detraibili sostenute da ciascun assistito, come indicato dal DM 31/7/2015.
La scadenza per l'invio dei documenti 2016 è fissata entro il 31 gennaio 2017.
Questo modulo consente l'invio delle sole fatture, emesse da Backoffice 6, di utenti privati che abbiano acquistato farmaci o altri prodotti detraibili nell'anno precedente.

 

Prerequisiti del modulo

Il modulo Sistema TS, opzionale, richiede Migliorshop (tutte le versioni) con Backoffice ed è compatibile con la vendita dei farmaci e dei prodotti contrassegnati come Detraibili.

Il modulo è utilizzabile esclusivamente per l'invio dei dati Tessera sanitaria a Sogei.

Il modulo OTC-SOP include un'importazione che aggiorna automaticamente lo stato di detraibilità dei prodotti. Le farmacie prive del modulo OTC-SOP dovranno impostare manualmente l'apposito flag "D.M. Detraibile" nella scheda di ogni prodotto detraibile. 

Funzionamento generale

Occorre seguire questi passi per ogni invio:

• Invio dei dati periodo desiderato 
• Acquisizione della ricevuta
• Verifica dei risultati dell'invio
• Se presenti errori, sarà presente un link che consente di esaminarli 

Si tenga presente che:

In caso di suddivisione in più periodi, deve essere rispettato l'ordine cronologico.

La ricevuta può essere disponibile appena dopo l'invio oppure più tardi. A volte nei nostri test ci sono voluti giorni. 

Ci sono 2 tipi di errore. Quelli con codice che inizia con W (ad esempio W365) sono errori di attenzione, denominati dal sistema Warning, che vengono comunque accettati dal sistema. I record con errori di tipo W vengono comunque accettati, gli altri respinti.

L'invio può essere ripetuto dopo aver corretto gli errori. Saranno inviati i soli record non inviati e quelli che presentavano un errore (con variazione).

 

Guida passo passo

L'intero procedimento si svolge da Backoffice.
La prima cosa da fare è inserire le credenziali per l'accesso al servizio.
A questo scopo Selezionare da Backoffice Impostazioni/Anagrafica TS per accedere alla seguente schermata:



Inserire tutti i dati richiesti e premere il pulsante Aggiorna. 

Selezionare, dal menu di Backoffice, Fatture/Sistema TS per accedere all'home page del modulo:


Per gli utenti che hanno emesso oltre 5.000 fatture nel corso dell'anno precedente è suggerito dividere l'invio in più periodi, negli altri casi si può procedere con l'intero anno. Ciò evita attese troppo lunghe per ogni singolo invio.

Inserire le date del periodo e premere il pulsante Invio dati.
La Sogei assegna un numero di protocollo al vostro invio, ma occorre acquisire la ricevuta e verificare l'invio per poter concludere l'operazione.
Fare click per tornare all'home page. Vedrete una schermata simile a questa:



Il modulo ha inviato i dati in formato XML comprimendoli in formato ZIP. Questo file può essere scaricato facendo click sull'apposito link presente nella colonna File inviato.
Nella tabella potremo anche vedere la data e l'ora di invio, il numero di protocollo, e il periodo dell'invio.

Il secondo passo è l'acquisizione della ricevuta. Per questo incollare il numero di protocollo nell'apposito campo e premere il pulsante Ricevuta:   



L'invio potrà essere stato già elaborato o in fase di elaborazione.

Se la ricevuta è stata scaricata sarà disponibile tornando nella home page del modulo:

Fare click sul link "scarica ricevuta" per vedere al ricevuta che si presenta come segue:



Adesso è possibile verificare l'invio. Per farlo inserire il numero di protocollo nell'apposito campo e fare click sul pulsante Verifica.
Il modulo si connette al sistema di Sogei per verificare ogni singolo errore.

Tornando alla home page del modulo si potrà accedere al dettaglio degli Errori e dei Warning (errori di attenzione):
Ed ecco un esempio del risultato:



Nella colonna fattura, le note di credito sono contrassegnate da una N e da un numero (esempio: N104).
L'errore W003 è un errore di attenzione e nella fattispecie è il sistema Sogei che non dispone nel suo archivio del codice fiscale del cliente della farmacia, anche se questo è corretto.
Nel caso in cui di verifichi un errore S011 si tratta di un codice fiscale errato. Questo record non è stato accettato. Occorre risalire dalla fattura all'ordine e quindi all'anagrafica del cliente per correggere il dato errato, se disponibile.

A questo scopo torna utile una nuova funzionalità del Registro fatture, la ricerca per numero fattura e anno.
Volendo correggere il codice fiscale del cliente della fattura n. 4323 del 2019, basta inserire questi dati nel registro fatture:

quindi fare click sul nome del cliente (nella figura in alto è nascosto per motivi di privacy).
Si passerà all'anagrafica utente dove è possibile modificare il codice fiscale.

Se sono presenti errori che è possibile correggere, dopo averlo fatto è possibile eseguire un nuovo invio dello stesso periodo. La funzione Invio dati provvederà a trasmettere i soli record con errori come variazione alla trasmissione precedente.

Errori frequenti che impediscono l'invio dei documenti

Esito: 999 - Error creating a reader for the MTOM message

 

Questo errore appare quando la password non è corretta o è scaduta. Questa va cambiata ogni sei mesi.

Può verificare se le credenziali di accesso sono corrette provando ad accedere a questa pagina:

https://sistemats4.sanita.finanze.it/simossHome/login.jsp
Se non riesce a collegarsi la password è scaduta. Dovrà crearne una nuova contattando Sogei al numero verde 800 030 070.
Inserisca quindi le credenziali aggiornate in Backoffice nella pagina Impostazioni/Anagrafica TS.

 

Esito: 109 - Dati formalmente errati

Si tratta di un errore legato all'inserimento di dati errati in anagrafica.

I codici (regione, ASL, sede) non sono i codici ISTAT che normalmente si inseriscono nei sistemi della P.A., bensì i codici che inviano loro sotto forma di "codice proprietario" che è una stringa del tipo 605-050-000051 dove la prima parte è il cod. regione, la seconda l'ASL, la terza il codice struttura sanitaria accreditata.

 

I dati vanno inseriti nella pagina Impostazioni/Anagrafica TS di Backoffice.

Per ulteriori informazioni contatti Sogei al numero verde 800 030 070.

 

Esito: 106 - invio in proprio in presenza di delega attiva

 

Backoffice gestisce l'invio diretto dei dati al sistema TS ma se hai conferito delega di invio dei dati al sistema TS ad un altro ente Sogei rifiuta l'invio diretto e l'invio può essere effettuato solo attraverso il delegato.

In questo caso è necessario richiedere all'assistenza, attraverso l'apertura di un ticket, il file contenente i dati relativi al periodo di interesse. Provvederemo ad inviarti il file che dovrai poi caricare nella piattaforma del delegato ( generalmente Promofarma di Federfarma).