10. Gestione degli ordini

In questa guida vedremo il processo di gestione degli ordini.

Per gestire gli ordini è necessario selezionare Riepilogo ordini dal menù Ordini.

A questo punto è possibile cliccare sul numero d'ordine per entrare nel Dettaglio ordine.

Configurazione dell'ordine

Ogni riga dell'ordine fornisce informazioni circa il codice Migliorshop del prodotto, il MINSAN, il titolo, la quantità ordinata, la quantità residua del prodotto tra parentesi, il prezzo e altre informazioni.

Sotto sono presenti invece tre tipi di note:
- Note per il cliente: Sono le note che il cliente vede nel dettaglio ordini del sito.
Alcune voci vengono compilate in automatico al variare dello stato dell'ordine.
- Note sul cliente: note generali del cliente che possono essere automatiche (sconto compleanno, coupon utilizzati, ecc.) oppure manuali. Le note del cliente appaiono in tutti gli ordini del cliente e in Amministrazione utenti.
- Note interne: sono invece note che riguardano esclusivamente lo staff della farmacia.  Ad esempio "Inserire campioncini nel pacco".
Sia le note sul cliente che le note interne non sono visibili dagli utenti finali.

1. Verifichiamo che tra i prodotti ordinati non vi siano prodotti impossibili da reperire che sono stati venduti per errore. Non importa che il prodotto sia già disponibile in magazzino o che sia da ordinare, l'importante è essere certi di poter garantire l'evasione di tutti i prodotti contenuti nell'ordine.

2. Conferma dell'ordine.
Una volta sicuri che l'ordine è evadibile, procediamo con la conferma semplicemente cliccando su N vicino alla voce Conf (Conf: N). Lo stato diventerà S, ad indicare che l'ordine è confermato. Cliccando nuovamente, potremo facilmente tornare allo stato precedente.

3. Saldato

Una volta confermato, l'ordine potrà essere contrassegnato come Saldato. (Saldato: N -> S)
Per i pagamenti con Paypal/Nexi andati a buon fine questa operazione avverrà in automatico e non sarà necessario compierla manualmente.
Per i pagamenti in Contrassegno, salteremo momentaneamente questo step per compierlo nei giorni successivi, quando avremo ricevuto il pagamento dal corriere. 
Il pagamento in Contrassegno è quindi l'unico caso in cui è possibile evadere un ordine anche se non risultato saldato in backoffice.
Negli altri casi utilizziamo lo stesso metodo utilizzato per la conferma d'ordine.

4. Fattura/Ricevuta

Il passaggio seguente è l'emissione della fattura. (In caso di immissione del CF da parte dell'utente sarà obbligatorio emettere fattura, altrimenti sarà possibile anche emettere Ricevuta non fiscale).

La fattura va emessa prima di evadere il pacco perché, prima di archiviarla, la fattura va stampata ed utilizzata per verificare il contenuto del pacco, spuntando ogni singola riga d'ordine.
Questo controllo ci permetterà di ridurre il margine di errore in fase di evasione. 
Per emettere la fattura scegliamo Emetti fattura ital n. dal menù a tendina Seleziona azione.

Una volta selezionata l’opzione, appariranno dei campi in cui verrà proposto il primo numero disponibile per la fattura e la data odierna. Ovviamente è possibile anche modificare questi campi.
Successivamente clicchiamo su Vai e generiamo la fattura.
A sinistra troveremo il link relativo alla fattura appena emessa. Da questo link possiamo scaricarla, cliccando con il tasto destro e scegliendo “salva link con nome” oppure aprirla facendo click su link.

5. Evasione

Dopo aver emesso la fattura, passiamo alla fase di evasione/ generazione lettera di vettura.

Se avete scelto un corriere integrato con Backoffice (es. GLS, BRT,SDA) le prossime righe non vi interesseranno, in quanto il processo sarà automatico durante la creazione della lettera di vettura.

-Iniziamo selezionando il tipo di spedizione dal menù a tendina, a questo proposito ricordatevi di comunicare all'assistenza tecnica il corriere che avete deciso di utilizzare, e il numero del segnacollo.
Una volta inserito il segnacollo, controlliamo la data di evasione, il sistema propone quella odierna e clicchiamo su Evadi.
Se l'operazione è andata a buon fine vedremo che lo stato di Evaso passerà a S.

Se il corriere non ci fornisce la stampante per le etichette, possiamo stamparle cliccando su questa icona. 
A questo punto, dobbiamo creare la spedizione sul sito del corriere.
Dovremo quindi copiare e incollare tali dati sul sito del corriere.-

Per generare la Lettera di vettura sarà necessario tornare in Riepilogo ordini, selezionare il nostro ordine e cliccare Esegui su selez. > Genera LDV GLS (o BRT/SDA).

Si aprirà un finestra contente un link in txt, su cui dovrete cliccare con il tasto destro, salvare con nome e inserire nell'apposita area che vi è stata indicata dal vostro corriere.

Se l'operazione è andata a buon fine vedremo che lo stato di Evaso passerà a S.

6. Conferma di spedizione

A questo punto abbiamo completato tutti gli step, tranne l’ultimo, ovvero la conferma di spedizione e fattura/ senza fattura che invieremo a fine giornata dal Riepilogo ordini una volta che corriere avrà lasciato il nostro magazzino.
Per compiere questo ultimo passaggio torniamo nel Riepilogo ordini, selezioniamo tutti gli ordini evasi senza email da questo menù a tendina e facciamo click su OK.

Una volte ottenuti gli ordini "evasi senza email", li spuntiamo tutti e selezioniamo “Invia conferma di spedizione e fattura” o "Invia conferma di spedizione senza fattura".

Si aprirà una finestra che ci informerà del numero di email di conferma inviate.
Chiaramente per poter inviare la conferma di spedizione e fattura l'ordine deve avere i requisiti che abbiamo visto precedentemente. 
IMPORTANTE: Se non visualizzate la finestra significa che sul vostro browser è attivo il blocco dei popup. 
Una volta che avremo compiuto anche questa operazione lo stato della colonna M passerà a S.