Al fine di avere il proprio gestionale e il Backoffice sempre aggiornati, è necessario seguire i procedimenti nell’ordine riportato e di cui vedremo l’approfondimento più avanti:
- backup, serve a fare una copia dell’archivio delle schede prodotto all’interno del Backoffice ed è possibile ripristinarlo nella versione originale nel caso avvenga un imprevisto
- importazione nuove schede prodotto, permette di importare in Backoffice tutti i prodotti presenti nel gestionale della Farmacia
- sincronizzazione, serve per garantire l’uniformità dei dati (costo, listino, iva, disponibilità) tra il gestionale della farmacia e il Backoffice.
1) Backup
Prima di procedere con qualsiasi azione di modifica massiva sui prodotti consigliamo di effettuare un backup. Se il backup non viene effettuato e ci fosse un qualsiasi imprevisto/malfunzionamento, potresti non avere più accesso alle ultime modifiche e aggiunte dei prodotti.
Questo procedimento assicura, infatti, il ripristino dell'archivio dell’ultima operazione effettuata (relativamente ai prodotti, prezzi, giacenze).
Dal menu Prodotti seleziona “Sincronizzazione e backup” e clicca ”Esegui backup" per effettuare un backup completo.
Qualora si volesse ripristinare l’ultimo backup eseguito è necessario cliccare “ripristina Backup”
2) Importazione schede prodotto dalla banca dati Farmadati
È possibile integrare la propria banca dati con la versione e-commerce della banca dati di Farmadati, la BDF 2.0 e-commerce.
Questo programma permette di importare dalla BDF 2.0 Farmadati tutti i prodotti disponibili nel gestionale della Farmacia (con giacenza maggiore di 0) e non ancora presenti in Back Office.
Di seguito elenchiamo i diversi tipi di importazione per le nuove schede prodotto:
- Importa BDF da gestionale
Dal menu Prodotti selezionare “Importazioni da banche dati” e poi “importa BDF da gestionale.
Cliccando su avvia importazione, verranno importate solo il numero di schede fino a 30.000, per non superare il limite massimo (per chi utilizza un server condiviso) di prodotti ed evitare eventuali rallentamenti nelle prestazioni del sito.
Al fine di liberare spazio per le nuove schede è possibile eliminare le schede presenti nel cestino e i prodotti non visibili.
Una volta importate le schede prodotto dalla banca dati Farmadati, sarà necessario impostare i prezzi (vedi guida Generazione prezzi), altrimenti i prodotti saranno a prezzo 0 e non visibili sul sito.
N.B. Consigliamo di togliere il flag “solo prodotti con schede e immagini” in modo che vengano importati tutti i prodotti di cui la farmacia ha disponibilità.
- Importazione libera da BDF
Cliccando su Prodotti > Importazioni da banche dati > Importazione libera da BDF apparirà una schermata in cui è possibile importare le schede prodotto di un'intera marca, le schede prodotto il cui nome include una determina parola o un singolo prodotto (tramite Minsan o EAN).
- Nel campo "cerca marca" è possibile cercare tutte le schede prodotto disponibili nella BDF appartenenti ad un brand. Si ricorda che Farmadati utilizza spesso la ditta produttrice invece del marchio, di conseguenza, può risultare necessario effettuare la ricerca inserendo il nome dell'azienda (es. Rilastil - Istituto Ganassini)
- Nel campo "Il nome include le parole" è possibile cercare quei prodotti nel cui nome è inclusa una parola chiave.
- Il menu a tendina "Mostra" permette di filtrare la ricerca al fine di renderla più precisa. In particolare, è possibile cercare tutti i prodotti, solo prodotti presenti in Backoffice o solo prodotti non presenti in Backoffice.
- Tramite il flag "Escludi prodotti in esaurimento", spuntato di default, è possibile evitare di importare le schede prodotto che sono state poste in stato di esaurimento dall'azienda produttrice, al fine di evitare eventuali problemi legati al riassortimento di tali referenze.
I prodotti in esaurimento ma disponibili in magazzino potranno essere inseriti in automatico con l'opzione Importa BDF da gestionale.
- Tramite il flag "Presenti nel file di importazione" è possibile estrarre solo i prodotti presenti nel file del vostro gestionale. Tramite il flag "Solo con schede e immagini", anch'esso spuntato di default, è possibile importare solo schede munite di una descrizione e di almeno una foto del prodotto. In questo modo, si importano solo schede prodotto già potenzialmente utilizzabili per la vendita sul sito. È consigliato non spuntare questo flag in modo tale da poter importare tutte le schede per tutti i prodotti disponibili e vendibili online.
- La parte inferiore della schermata, ci permette, invece, di cercare un singolo prodotto utilizzando il Minsan o l’EAN.
Esempio: importazione marca Aboca
Nell'esempio seguente, proveremo a procedere con l'importazione della marca Aboca, andando a ricercare unicamente i prodotti non presenti in Backoffice, come da immagine seguente.
Cliccando sul pulsante "Cerca", comparirà una lista con tutte le schede prodotto, che soddisfano i requisiti richiesti (Aboca, non presenti in BO, esclusi prodotti in esaurimento e solo presenti nel file di importazione), con indicati: la data in cui il prodotto è stato messo in commercio, Minsan ed EAN, il nome del prodotto, il brand (se disponibile), la ditta produttrice, l'ultima data in cui la scheda è stata modificata e la presenza dell'immagine.
Per procedere all'importazione, è necessario spuntare i prodotti desiderati ed indicare la marca Migliorshop da utilizzare (è necessario attendere, dopo aver inserito le prime lettere della marca, il suggerimento automatico di una marca già esistente) o, altrimenti, lasciando il campo vuoto, verrà creata la marca utilizzata da Farmadati.
La scheda verrà assegnata automaticamente alla categoria impostata da Farmadati e corrispondente alla nostra categoria Migliorshop, se è stato effettuato il processo di assegnazione categoria Farmadati.
Ma è comunque possibile forzare l'assegnazione della categoria.
Una volta selezionate le schede prodotto ed indicata la marca e categoria, sarà sufficiente cliccare su importa selezionati.
Una volta cliccato su importa selezionati comparirà il risultato dell’importazione.
3) Sincronizzazione
La sincronizzazione può essere automatica o manuale (guida più avanti per la sincronizzazione manuale)
Dal menu Prodotti selezionare Sincronizzazione e Backup. In questa schermata è possibile visualizzare l'ultimo file CSV caricato e l'ultimo backup effettuato.
L'operazione di sincronizzazione permette di aggiornare, con i dati prelevati dal gestionale della farmacia, disponibilità, listino, costo e IVA dei prodotti.
Solo per quanto riguarda i farmaci OTC-SOP, verrà aggiornato anche il prezzo di vendita.
Per aggiornare, invece, i campi come: Esaurimento, listino (se maggiore di 0), IVA, detraibilità, marcaturaCE, tipo prodotto, Data ultima modifica BDF, sostituito da, sostituisce il, vedere la guida Aggiorna da BDF.
IMPORTANTE:
Poiché questa operazione è molto importante per una corretta gestione dell'e-commerce e dei prodotti effettivamente disponibili, consigliamo di compiere questa operazione di sincronizzazione almeno due volte al giorno.
Ricordiamo che il procedimento di sincronizzazione non comporta:
- l’inserimento di nuove schede prodotto (per sapere come caricare nuove schede prodotto vedi punto 2 di questa guida)
- l’impostazione dei prezzi di vendita dei parafarmaci (per sapere come generare i prezzi leggi la guida qui)
Procedimento Sincronizzazione manuale
1. Scaricare il proprio file CSV dal gestionale della farmacia.
2. Selezionare "Carica nuovo file" e inserire in Backoffice il file appena scaricato dal proprio gestionale.
3. Avviare la sincronizzazione.
Di default è impostata la giacenza a 0 per i prodotti non presenti nel file di sincronizzazione ma la cui scheda è presente in Backoffice.
È possibile scegliere di non spuntare questa opzione, oppure di spuntare l'opzione "Imposta la giacenza a 0 e contrassegna come "In esaurimento" i prodotti non presenti nel file di Sincronizzazione." In quest'ultimo caso i prodotti non presenti non saranno visibili sul sito.
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